ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ


ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОБРАНИЙ / ЗАСЕДАНИЙ / ВСТРЕЧ

Правила адаптированы из общепринятого стандарта Robert's Rules of Order.

Главная задача правил — упорядочить ход собрания и информировать участников об их возможностях и ограничениях. Ознакомление и следование правилам помогает сделать собрание продуктивным и организованным.

НАЧАЛО СОБРАНИЯ

Дата, время и место проведения собрания должны быть объявлены заранее. Информация о собрании должна быть доступна для всех заинтересованных лиц.

В начале собрания организатор приветствует собравшихся и объявляет тему собрания.

На первом собрании участники выбирают Председателя.

Задача Председателя — координировать собрание, следить за порядком во время обсуждения, давать слово участникам, озвучивать повестку встречи, обсуждаемые вопросы, ставить вопросы на голосование, озвучивать результаты голосования, ставить подпись под протоколом заседания.

Комментарий: Председатель — это, скорее, координатор собрания, чем его глава или человек, командующий участниками собрания. Если у общественной организации есть Председатель согласно уставу, то важно понимать, что позиции Председателя организации и Председателя конкретного собрания различны, и их могут занимать разные люди.

Основными критериями для выбора Председателя должны быть его умение координировать ход собрания, его знание правил ведения встреч и доверие со стороны всех участников собрания.

Председатель собрания обязательно должен избираться. На каждое собрание или на определённый срок. Положение о том, что Председатель выбирается, важно, чтобы сохранить к нему доверие, и оставить собранию видимую возможность сменить Председателя в случае злоупотребления им своими полномочиями.

Председателем даже может быть выбран тот, кто не является участником собрания или членом организации. В данном случае он будет иметь функцию чистого модератора встречи и не будет иметь голоса во время голосования. Кроме этого, в случае, когда Председатель является членом организации или участником собрания, он может голосовать, когда его голос является решающим. Во всех остальных случаях Председателю лучше воздержаться от голосования.


После выбора Председателя собрание выбирает Секретаря. Секретарь ведет протокол собрания. Секретарь готовит Повестку дня. Секретарь также может избираться отдельно на каждое собрание или быть избираемым на определённый период. Секретарь может помогать Председателю, например, в подсчете голосов во время голосования. Если Секретарь член организации, то не имеет ограничений права голоса. Если Секретарь — внешне привлекаемое лицо, то он не имеет права голоса.

Повестка дня

Традиционно Повестка дня имеет следующую структуру:

1. Зачитывание и принятие протоколов предыдущих собраний. Протокол предыдущего собрания должен быть заранее разослан всем участникам предыдущего заседания, и быть доступен на ресурсах организации для ознакомления всем заинтересованным. Такая открытость создает доверие между членами организации и к ее управлению, что важно для построения отношений и продуктивной работы. Знакомство с протоколом необходимо и для того, чтобы участники собрания могли внести в него изменения, если это необходимо. Например:
«В пункте 3.4 указано, что ответственный за проект — Василий Петров, но на собрании 14 апреля мы договорились о другом — проектом будет заниматься Иванов Сергей, а Петров ему только помогает».

На следующем заседании Председатель зачитывает все изменения, которые были приняты и к протоколу предыдущего заседания, и участники собрания их принимают или отвергают голосованием.

2. Оглашение перечня вопросов Повестки дня:
«Сегодня мы рассматриваем такие-то вопросы:…»

3. Доклады должностных лиц и комиссий:
«Глава рабочей группы по благоустройству Аня Иванова расскажет, над чем они с командой сейчас работают.

Елена Николаевна расскажет о результатах визита в Исполком

Наш бухгалтер Сергей поделится итогами квартала»

4. Отложенные и незаконченные дела:
«Еще с прошлого месяца у нас не решен вопрос по шлагбауму во дворе дома 17» .

5. Новые дела. При зачитывали повестки дня, присутствующие на собрании могут вносить свои предложения о рассмотрении того или иного нового вопроса. Они ставятся в конец обсуждения. Порядок принятия к рассмотрению этих предложений указан в разделе «Ход собрания».

Важно отметить, что ни Председатель, ни Секретарь не могут самостоятельно вносить конкретные предложения в Повестку дня. Они только следят за тем, чтобы дела рассматривались в правильном порядке. Все дела попадают в Повестку дня только через предложения, выдвинутые участниками во время рассмотрения новых дел.

Озвучивание Повестки дня и зачитывание и принятие протоколов предыдущих собраний важно для того, чтобы участники, не присутствовавшие на предыдущем собрании, были знакомы с положением дел.

ХОД СОБРАНИЯ

Участие в собрании происходит в форме:
  • внесения предложений и ходатайств
  • высказываний замечаний
  • обсуждения и дебатов
  • голосования
КАК ОБСУЖДАТЬ И СПОРИТЬ

Дебаты — это обсуждение предложений, ходатайств, петиций и резолюций. Дебаты по вопросу разрешены после того, как их разрешит Председатель. Дебаты оканчиваются постановкой Председателем вопроса на голосование.

Председатель после формулирования вопроса объявляет:

«Готовы ли вы к вопросу/обсуждению?» Это означает, что дебаты открыты, и можно просить слова для выступления. После того, как все желающие высказались, Председатель еще раз спрашивает:

«Готовы ли вы к вопросу?/ Есть ли еще желающие высказаться?»и после небольшой паузы ставит вопрос на голосование.

В начале дебатов преимущество в получении слова имеет автор вопроса.

Выступление каждого участника ограничено 3-5 минутами.

Каждый участник собрания может выступить только два раза по одному и тому же вопросу.

Участник собрания, который уже один раз выступил по вопросу, не может выступить второй раз, пока слова просят участники, еще не выступавшие по вопросу.

Комментарий: Председатель должен стараться понять, на какой стороне хотят выступить участники, просящие слова, и по возможности давать слово попеременно выступающим с обеих сторон.

Участники собрания не могут обращаться один к другому непосредственно. Все обращения должны быть адресованы Председателю. Чтобы упомянуть другого выступающего в обращении к Председателю желательно не называть его по имени или другим характеризующим образом. Вместо этого следует описать его косвенно, например, как предыдущего выступающего. Это позволяет избегать прямых конфликтов и обострения обстановки.

Выступления во время дебатов должны относиться к рассматриваемому вопросу.

Комментарий: Не следует затрагивать мотивацию других участников собрания, а только возможные последствия решений.

НЕТ: «Он это делает, потому что ему выгодно!»

ДА: «Если мы примем это решение, то в выгоде окажется только один участник — сам просящий»

Если участники обсуждения хотят прекратить обсуждение вопроса или вообще его не начинать, например, из-за невозможности принять решение, из-за отсутствия ключевой информации, из-за недостаточной важности вопроса, то необходимо поставить этот вопрос на голосование и большинством в 2/3 поданных голосов снять вопрос с обсуждения:

«Предлагаю не обсуждать этот вопрос без главного участника событий — у нас нет достоверной информации»

«Этот вопрос не касается нашего сообщества. Мы никак не можем повлиять на его решение, поэтому предлагаю его снять с повестки».

«Этот вопрос носит личный характер — публично обсуждать его недостойно. Предлагаю решить вопрос в более узком кругу».

КАК ВНОСИТЬ СВОИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ЗАМЕЧАНИЯ И ПРОСЬБЫ

Каждое отдельное дело, к которому обращается собрание, начинается с предложения. Предложение призывает собрание принять решение сделать или заявить о чем-либо.

«Я предлагаю рассмотреть такой-то вопрос.

Надо принять решение по этому вопросу.

Наше обьединение должно высказаться по поводу увольнений коллег.»

Важные или объемные предложения называются резолюциями и подаются в письменном виде.

Петиция — это коллективное обращение, просьба, требование, запрос. Петиции готовятся заранее. Это мощный инструмент для принятия решения или обсуждения вопроса при демократическом обсуждении, потому что выражает единое мнение многих людей.

Ходатайство — это просьба, замечание или запрос от участников встречи. Важно ходатайствовать о вопросах (то есть спрашивать или просить о чем-то), известных всем или большинству участников.

«Я хочу обратить внимание собрания на такой-то вопрос»

«Я ходатайствую о приглашении для обсуждении этого вопроса специалиста»

«Хочу заметить, что работа не была выполнена в срок»

«Прошу увеличить количество участников рабочей группы»

Чтобы иметь возможность выдвинуть предложение, ходатайство или выступить в дебатах, участник собрания должен получить слово от Председателя. Чтобы попросить слово надо поднять руку и обратиться к Председателю:

«Господин Председатель!»

Если Председатель дал слово одному из участников, лучше опустить руку и не привлекать внимание Председателя до момента, когда это будет уместно. Однако некоторые ходатайства или замечания могут быть озвучены во время того, как слово имеет другой участник и не требуют разрешения на слово от Председателя. При этом надо следить за тем, чтобы срочность замечания оправдывала подобное неуважение к участнику, держащему слово.

Каждое предложение, выдвинутое участником собрания, должно быть поддержано одним из других участников. Петиции не требуют поддержки, так как они уже выражают коллективную волю. Ходатайство — не обязательно. Это делается для того, чтобы на собрании не появлялись легкомысленные предложения. Особенно это актуально, когда в собраниях участвует много новых и не знакомых друг с другом людей.

Комментарий: Чтобы поддержать предложение или ходатайство участник громко говорит:

«Поддерживаю!»

сразу после того, как предложение или ходатайство было выдвинуто. Если никто не высказался в поддержку, Председатель переспрашивает, поддерживает ли кто-либо это предложение или ходатайство, и в отсутствие поддержки отклоняет его.


НЕКОТОРЫЕ ПРАВИЛА ЭЛЕМЕНТОВ ОБСУЖДЕНИЯ

ПОРУЧИТЬ КОМИССИИ

Иногда во время обсуждения возникает необходимость поручить решение вопроса рабочей группе или специальной комиссии. Если эта рабочая группа или комиссия создается только для решения этого вопроса или впервые, то для начала надо выбрать ее состав или хотя бы главу комиссии.

Комиссия к назначенному сроку готовит доклад по вопросу: что было сделано, какие результаты. Собрание после его представления решает:
  • утвердить ли доклад
  • распустить ли комиссию (если вопрос решен или комиссия не справилась)
  • утвердить ли предложенное комиссией решение, как оценить ее работу
Чтобы поручить вопрос решению комиссии, необходимо:
  1. ходатайствовать о перепоручении вопроса комиссии
  2. получить поддержку от других участников собрания
  3. дебатировать, если есть другие мнения по этому вопросу
  4. принять/отклонить решение о перепоручении вопроса комиссии или рабочей группе через простое большинство голосов.
ОТЛОЖИТЬ В СТОРОНУ

Иногда вопросы откладываются в сторону по ряду причин: если нет достаточно информации, если ответственный на встрече отсутствует, если вопрос не срочный, а времени мало и пр. Тогда на следующем собрании вопрос относится к незавершенным делам и рассматривается в соответствующем порядке. Предложение об откладывании в сторону требует поддержки, но при этом не дебатируется. Решение об откладывании или нет принимается простым большинством голосов.

ВЕРНУТЬСЯ К ОТЛОЖЕННОМУ

Вернуться к отложенному вопросу можно в любое время. Если к вопросу возвращаются на том же собрании, то учитывается количество и время предыдущих выступлений на дебатах по этому вопросу. Если к вопросу возвращаются на следующих собраниях, предыдущие выступления не учитываются. Чтобы вернуться к отложенному вопросу, нужна поддержка участников собрания, при этом это решение о возвращении не дебатируется. Решение о возобновлении обсуждения отложенного вопроса принимается простым большинством голосов.

ПЕРЕСМОТРЕТЬ

Пересмотр вопросов, по которым принято решение, стоит делать только если сохранение этих решений оказывается вредным. Чтобы обезопаситься от злоупотребления этим ходатайством, стоит следить за выполнением нескольких условий:
  • вопрос был утвержден на текущем или предыдущем собрании;
  • участник, заявляющий ходатайство, должен обладать новой информацией по вопросу, которые не были известны во время предыдущего собрания;
  • участник, заявляющий ходатайство, должен был быть на стороне тех, кто голосовал за утверждение вопроса.
Ходатайство о пересмотре решения требует поддержки, дебатируется и решение по пересмотру принимается простым большинством. Если ходатайство утверждено, дебаты по вопросу открываются вновь.

ВОПРОС

Чтобы задать вопрос, касающийся процедурных правил или рассматриваемого вопроса, следует обратиться к председателю собрания с просьбой слова:

«Господин Председатель! Вопрос»

Председатель, дает слово в порядке очереди. Время ответа на вопрос высчитывается из времени выступающего.

ПОРЯДОК

Иногда на совещании участники не соблюдают правила, громко выкрикивают свои реплики, не слушают выступающего. Задача Председателя потребовать тишины и соблюдения очереди в высказываниях.

ЗАВЕРШЕНИЕ СОБРАНИЯ

Собрание завершается в трех случаях:

  1. Когда все вопросы для рассмотрения закончились
  2. Когда кто-то из участников заявляет ходатайство о завершении собрания. Оно должно быть поддержано и простое большинство участников собрания должно проголосовать за его завершение. В случае утверждения ходатайства нерассмотренные вопросы относятся к незавершенным делам на следующем собрании.
  3. В случае внезапно возникших непреодолимых обстоятельств или опасности Председатель может самостоятельно принять решение об определении времени и места следующего собрания и объявить о завершении текущего собрания.

Сайт запустил:


Illustration:
Инициатива "КОТОС" поддерживается

Координационным советом
Made on
Tilda